Een organisch intranet?

IBM overweegt tot 2017 haar personeelsbestand met zo'n 75% te laten krimpen. Het werk van deze mensen zou moeten worden opgepakt door freelancers en met behulp crowdsourcing, zo wordt gesteld in het artikel. Deze drastische maatregel moet er voor zorgen dat de opbrengst per medewerker omhoog gaat, er minder overhead nodig is en dus dat de organisatie winstgevender wordt.

De verwachting is dat steeds meer organisaties een zelfde weg gaan bewandelen. Inmiddels is 34% van de Nederlandse arbeidskrachten flexwerkers en waarschijnlijk zal dit aantal blijven stijgen. Door meer gebruik te maken van crowdsourcing en externen bij het oplossen van ingewikkelde vraagstukken, kunnen deze goedkoper worden opgepakt, omdat tijdelijk specifiekere kennis wordt binnengehaald. Dit valt samen met de trend dat organisaties terug gaan naar hun core-business. Als antwoord op de vraag: "waar zijn we echt goed in" en "waar willen we ons de komende jaren op richten" worden bedrijfsonderdelen (bijvoorbeeld vastgoed of logistiek) steeds vaker afgestoten of uitbesteed. Dat is ongetwijfeld erg efficiënt en kostenbesparend, maar het werk moet toch gedaan worden; door mensen in dienst van de organisatie of mensen die worden ingehuurd. Het voordeel van mensen die in dienst zijn van de organisatie is dat zij veel informatie hebben of daar eenvoudig bij kunnen, terwijl externen meestal lang moeten zoeken, als ze al toegang hebben tot het interne netwerk. Daarbij komt dat zij vaak in eerste instantie de organisatie en mensen niet kennen en zodoende minder toegang hebben tot de benodigde kennis.

Sociaal Platform
Daarom denk ik dat we gaan naar een meer open, organisch intranet. Een digitale omgeving waarbij iedereen werkzaam bij of voor de organisatie, dus ook externen, snel de juiste informatie en persoon kan vinden zonder dat er een muur is opgetrokken die deze stroom van informatie tegenhoudt. Een verschuiving van 'welke informatie kunnen we open stellen' naar 'welke informatie moet worden beschermd'. Ik kies voor de term organisch omdat dit naar mijn idee illustreert dat de inhoud en het gebruik ervan telkens verschilt: groeit, krimpt en van richting verandert. Door het beschikbaar stellen van een sociaal platform als onderdeel van dit intranet behouden medewerkers en externen/flexwerkers binding met anderen binnen de organisatie en zijn zij in staat sneller de juiste persoon en informatie te vinden wanneer zij vragen hebben. Inherent hieraan is de aanwezigheid van de bekende 2.0 tools als wiki's, blogs, social bookmarking, samenwerken aan documenten e.d. die bijdragen aan kennisdeling en effectieve samenwerking. Wanneer gebruikers in staat worden gesteld zelf omgevingen aan te maken, gebruikers uit te nodigen en onderdelen aan elkaar te verbinden ontstaat een coherent geheel waarin kennis beter in de juiste context kan worden geplaatst.

Ui-model

Voor wat betreft inrichting van het systeem stel ik mij een equivalent van het ui-model voor waarbij de digitale omgeving wordt opgebouwd uit grofweg drie schillen. De buitenste schil vormt het gezicht van de organisatie, zeg de website, waar iedereen toegang toe heeft, bedrijfsinformatie kan worden gevonden en waar interactie kan ontstaan via bijvoorbeeld blogs en webchat. De tweede, middelste, schil is de omgeving die open is voor zowel medewerkers in dienst van de organisatie als externen die worden ingehuurd. Zonder al te specifiek te worden over de inhoud en toepassingen van deze omgeving kan binnen deze schil kennis worden opgebouwd en gedeeld en kunnen relaties met elkaar worden aangegaan via een sociaal netwerkfunctie. De binnenste schil van het model is open voor medewerkers van de organisatie en hierbinnen wordt informatie gedeeld die alleen voor hen van toepassing is, bijvoorbeeld informatie over HRM of kennis binnen de organisatie die, om welke reden dan ook, niet geschikt is om te delen met externen of andere bezoekers.

Crowdsourcing
In het geval van crowdsourcing is het een ander verhaal, allereerst omdat ik het een beetje oneerbiedige term vind. Voor de volledigheid: Crowdsourcing wordt vaak omschreven als een manier waarbij organisaties/overheid gebruik maken van de kennis van een van te voren niet nader gespecificeerd publiek. Het impliceert dat organisaties gratis gebruik kunnen maken van de kennis die aanwezig is bij een grote groep externen, wat op mij over komt als: je gooit een probleem in de markt en ziet wel of er iets nuttigs terug komt, zo niet? Jammer maar het kost toch niets. Maar goed, als je hier als organisatie gebruik van maakt om vraagstukken op te lossen, in hoeverre open je dan je systemen? Net zoveel als bij de inhuur van externen? Ik denk het niet, aangezien het starten van een crowdsourcing traject een stuk vrijer is dan het in de arm nemen van ZZP'ers. Een afgeschermde omgeving, bijvoorbeeld in de trant van dropbox/google/teamsite waar iedereen binnen jouw crowd kan schrijven aan document en ideeën kan posten lijkt me daar meer op zijn plek.

En nu?
Wellicht is bovenstaande toekomstmuziek met de huidige terughoudendheid en 'angst' voor het lekken van bedrijfsgevoelige informatie, maar als een grote organisatie als IBM het wil doen met 25% van haar personeel denk ik dat zij de organisatie en informatiestromen toch ernstig onder de loep moeten nemen. Erg benieuwd wat daaruit komt.

Game on in Enterprise 2.0?

Onlangs las ik een blogpost van Hutch Carpenter over de toekomst van social software, waarin de auteur op basis van o.a. het succes van FourSquare schrijft over de toekomst van social software. Deze zou liggen in het toevoegen van een spelelement aan enterprise 2.0 suites, 'waardoor het leveren van een bijdrage en het delen opzich onderdeel wordt van een rijkere en verbindende ervaring'.

Ik vraag me af of en hoe dit zou werken binnen een enterprise 2.0 omgeving. Helpt het koppelen van een spelmechaniek om mensen te betrekken bij hun digitale omgeving en hen te stimuleren om kennis te delen? Het principe van rating van blogposts, bookmarks en documenten bevat hiervoor al een basis, maar valt in mijn optiek niet echt onder een spelelement. Enerzijds denk ik dat een spelelement, het streven naar de top van de lijst, een goede motivatie kan zijn voor mensen om hun kennis te etaleren en zodoende te delen. Dit kan gedaan worden door, zoals geopperd door Carpenter, een zelfde beloning toe te passen als Foursquare met badges, een 'erelijst' op de homepage of iets soortgelijks. Op deze manier streeft men naar erkenning, naar een expert-positie of status en is deze positie voor iedereen binnen (en wellicht buiten) de organisatie zichtbaar. Vooral als mensen in een competitieve omgeving werken en van nature die houding hebben zie ik dit zeker als zinvol, zij zullen zich getriggerd voelen door deze competitie en waarschijnlijk meer energie steken in het schrijven en plaatsen van content. Wellicht werkt zo'n competitie ook voor onderdelen gericht op innovatie, onder het mom van "het beste idee wint een iPad", ik verwacht dat dat mensen aan het denken zet en motiveert om input te leveren.

Een keerzijde van het koppelen van het spelmechaniek aan content ligt bij de mensen die niet gewend zijn aan het publiek maken van hun kennis en ervaringen. De groep die niet zo competitief is ingesteld en dus niet perse hun naam op een lijst willen zien met beste blogs. Je kunt immers ook laag in de lijst komen. Deze groep zal volgens mij eerder afgeschrikt worden door het feit dat er badges worden uitgedeeld en prestatielijsten worden gepubliceerd. Voor die mensen kan het spelmechaniek juist een barrière opwerpen; een die juist afgebroken is door nieuwe technologie en de mogelijkheid je verhaal te doen ongeacht je rol/functie of plaats in de organisatie.

Ik ben er dus nog niet helemaal uit in hoeverre het toevoegen van een spelelement aan enterprise2.0 suites als Sharepoint of Connections waarde toevoegt aan het betrekken en motiveren van medewerkers. Zoals ik het zie dient bij het inzetten van iedere technologie de mens leidend te zijn, niet lijdend en dus moet ook hier worden gekeken naar de eindgebruiker om vervolgens te bepalen of een spelelement nuttig is. Wat jij?

Virtual Communities, de bron voor professionele ontwikkeling?

Virtual Communities, de bron voor professionele ontwikkeling?

Zoals op dit blog te lezen, heb ik het afgelopen half jaar een thesis geschreven over virtual communities, hoe men deze inzet bij professionele ontwikkeling en wat de rol van vertrouwen hierin is.

Naast alle onderdelen van mijn thesis welke op dit blog zijn besproken, staat het gehele document nu online waar je er doorheen kunt bladeren en het kunt downloaden.

Conclusie

Het onderzoek is geïnitieerd om een antwoord te vinden op de vraag: “In hoeverre worden virtual communities ingezet ten behoeve van professionele ontwikkeling en samenwerking tussen mensen?”. Voordat een antwoord op deze vraag kan worden gegeven, worden allereerst de deelvragen beantwoord.

Deelvraag één luidt: “wat zijn de antecedenten van actieve deelname aan virtual communities met als doel professionele ontwikkeling?”. Gebleken is dat de communities Twitter en LinkedIn een verschillend doel dienen. Zo blijkt Twitter een bron van informatie en wordt LinkedIn gebruikt voor het voeren van discussies. Beide communities worden in mindere mate ingezet voor het verkrijgen van status en het opdoen van sociale contacten.

Deelvraag twee luidt: “op welke wijze werkt men samen via virtual communities?”. Wat betreft samenwerking ten einde professionele ontwikkeling te bewerkstelligen bleek dat LinkedIn en in mindere mate Twitter worden gebruikt voor het zoeken en vinden van een baan. Daarbij worden beide communities, zij het weinig, ingezet voor het initiëren en bijwonen van werkgerelateerde bijeenkomsten en voor peer production. Ook wordt Twitter, onder bepaalde voorwaarden, gebruikt om te overleggen met collega’s.

Deelvraag drie luidt: “wat is de rol van vertrouwen in de relatie tussen antecedenten en actieve deelname aan virtual communities?”. Bij zowel Twitter als LinkedIn speelt vertrouwen een modererende rol in de relatie tussen antecedenten en actieve deelname. Vertrouwen vormt hierbij een vervanger voor formele regels en creëert daarmee een omgeving waarin men informatie deelt en discussies voert. Bij het uitblijven van vertrouwen leidt dit alleen tot het vergaren van status en opdoen van sociale contacten. Vertrouwen is dus een belangrijke factor die mensen in staat stelt kennis te delen en actief te zijn binnen virtual communities.

Deelvraag vier luidt: “wat is de rol van vertrouwen in de relatie tussen actieve deelname aan virtual communities en de samenwerking die hieruit voortvloeit?”. Vertrouwen blijkt ook een modererende rol te spelen in de relatie tussen actieve deelname en samenwerking. Formele regels die ontbreken binnen virtual communities worden opgevangen door vertrouwen. Dit vertrouwen zorgt ervoor dat men al dan niet samenwerkt met peers uit de community. Bij gebrek aan vertrouwen blijkt het dat mensen virtual communities minder inzetten bij het zoeken naar banen, het bijwonen van bijeenkomsten en het overleggen met collega’s.

Wanneer op basis van de antwoorden op de deelvragen wordt gekeken naar de probleemstelling: “In hoeverre worden virtual communities ingezet ten behoeve van professionele ontwikkeling en samenwerking tussen mensen?”, kan het volgende antwoord worden geformuleerd: de onderzochte virtual communities worden voornamelijk ingezet voor het vergaren van werkgerelateerde informatie en het aangaan van werkgerelateerde discussies. Daarnaast neemt men deel aan communities om zichzelf te laten zien aan anderen of om nieuwe contacten op te doen, maar enkel wanneer het vertrouwen laag is. Wat betreft samenwerking werd gevonden dat men communities en hun leden inzet wanneer het gaat om het zoeken naar en vinden van een baan, en om samen te werken aan bijeenkomsten en diensten. Toch lijkt het nog geen gemeengoed om Twitter en LinkedIn in te zetten voor vormen van samenwerking die gericht zijn op professionele ontwikkeling.

Discussie onderzoeksresultaten deel 2

Tegen de verwachting in is gevonden dat de wens om discussies te voeren geen voorspeller is van actieve deelname aan Twitter. Een mogelijke verklaring hiervoor kan liggen in het gegeven dat de aangehaalde literatuur geen onderscheid maakt tussen het zoeken van informatie en het aangaan van discussie (e.g. Dholakia et al., 2004). Onderscheid werd in dit onderzoek wel gemaakt op basis van de redenering dat het voeren van discussies actiever is dan het vinden of delen van informatie. In tegenstelling tot Twitter blijkt dat de wens werkgerelateerde discussies te voeren wel leidt tot actieve deelname aan LinkedIn. Deze bevinding komt overeen met onderzoek van bijvoorbeeld Dholakia et al. (2004) en Ridings en Gefen (2004). LinkedIn biedt voor deze discussies een specifiek omgeving: ‘groups’. De discussies binnen deze ‘groups’ zijn vaak specifiek gericht op één onderwerp, waardoor het voor participanten een omgeving kan vormen om gericht een discussie aan te gaan. Opmerkelijk is dat vertrouwen geen rol speelt bij het discussiëren; mogelijk is vertrouwen per definitie een voorwaarde voor deelname aan ‘groups’ (Ridings et al., 2002) waardoor geen verschil kan worden gevonden. Een aanvullende analyse laat dan ook zien dat 90% van de deelnemers aan ‘groups’ veel vertrouwen hebben in anderen binnen de virtual community.

Op basis van het onderzoek van onder meer Kollock (1999) werd verondersteld dat men deelneemt aan virtual communities om zijn/haar status dan wel kansen in het werkveld te vergroten. Kollock meent dat het waarschijnlijk is dat men meer bijdraagt aan een community naarmate het publiek groter wordt en dus de bijdrage zichtbaarder is. Wanneer men zijn of haar status wil verhogen blijkt dit een voorspeller van actieve deelname aan Twitter. Interessant is dat men alleen op zoek is naar status op het moment dat er weinig vertrouwen is in de andere deelnemers. Dit zou verklaard kunnen worden door het feit dat mensen zich veiliger voelen binnen een groep mensen die zij vertrouwen en daardoor geen behoefte hebben om meer status te verkrijgen. Ook bij LinkedIn leidt de wens meer status te verkrijgen tot meer connecties wanneer er sprake is van weinig vertrouwen. Daarbij heeft het zoeken naar status geen invloed op de frequentie van bezoek of de bijdrage aan ‘groups’. Evenals bij Twitter lijkt weinig vertrouwen dus gecompenseerd te worden door een groot aantal connecties. Dat de bijdrage aan ‘groups’ niet wordt voorspeld door het zoeken naar status gaat in tegen de verwachting op basis van Kollock (1999) en McLure Wasko en Faraj (2000). Verwacht werd namelijk dat de bijdrage aan een community stijgt naarmate deze zichtbaarder zou zijn, waarvan sprake is bij ‘groups’. Het lijkt dat status alleen als motivatie voor deelname wordt gebruikt wanneer er weinig vertrouwen is. Dit gebrek aan vertrouwen weerhoudt mensen er mogelijk ook van om een bijdrage te leveren aan ‘groups’.

Evenals bij het zoeken naar status bleek vertrouwen van grote invloed bij het opdoen van zakelijke sociale contacten via Twitter. Het blijkt dat men Twitter alleen gebruikt wanneer men sociale contacten wil opbouwen wanneer het vertrouwen laag is. Mogelijk heeft men bij een laag vertrouwen in de community het idee dat een grote schare volgers in de toekomst van pas kan komen. Het gebruik van LinkedIn lijkt evident bij het onderhouden van zakelijke contacten, gezien dit één van de bestaansredenen is van de website. Desondanks is het een opmerkelijke bevinding, omdat werd gevonden dat het onderhouden van contacten geen invloed heeft op het aantal connecties of het bijdragen aan ‘groups’. Een verklaring hiervoor kan gevonden worden in Boyd en Ellison (2008), daar zij stellen dat netwerksites als LinkedIn veelal gebruikt worden als brug tussen online en offline contacten. Het aantal connecties is hierbij niet zozeer van belang, LinkedIn dient enkel als middel voor het onderhouden en intensiveren van bestaande contacten, vandaar dat men de website vaker bezoekt. Illustrerend hierbij is de eerder aangehaalde opmerking van Kruisman dat zijn sociale netwerk binnen LinkedIn voor het grootste deel bestaat uit mensen waarmee ook offline contact wordt onderhouden. Bovenstaande moet echter wel met enige voorzichtigheid geïnterpreteerd worden, gezien de kleine verklaarde variantie. Zo wordt slechts 9% van de variantie in het aantal connecties verklaard door de antecedenten in dit onderzoek.

Er werd verondersteld dat de actieve deelname aan Twitter leidt tot vier vormen van samenwerking. Het zoeken naar en vinden van een baan bleek te voorspellen aan de hand van het aantal posts dat men plaatst. Dit wordt versterkt door een hoge mate van vertrouwen. Deze bevinding lijkt verklaarbaar vanuit de theorie over sociaal kapitaal (Lin et al., 2001) waarbij men eerst moet investeren in het sociale netwerk alvorens men hierop aanspraak kan maken. Investeren in kapitaal vindt op Twitter plaats door het regelmatig plaatsen van berichten met als uiteindelijk doel volgers te trekken die in de toekomst voordeel kunnen opleveren. Vertrouwen vervangt hierbij formele, geschreven, regels, zoals eerder werd betoogd door Ridings et al. (2002). Anderzijds is het opmerkelijk dat bijvoorbeeld het lezen van posts geen invloed heeft op het zoeken naar een baan. Feldman en Klaas (2002) concludeerden namelijk dat internet een belangrijk kanaal vormt bij het zoeken van een baan vanwege de openheid van het medium. Een verklaring kan zijn dat men, door berichten te plaatsen, hoopt dat een ander hier op reageert, maar dat specifieke informatie over vacatures gezocht wordt op corporate- en vacaturesites. LinkedIn speelt een grotere rol dan Twitter bij het zoeken en vinden van een baan. Interessant in dit verband is wederom de rol van vertrouwen. Wanneer het vertrouwen laag is, heeft een hoog aantal connecties als gevolg dat LinkedIn ingezet wordt bij het zoeken naar een baan. Verwacht wordt dat men bij weinig vertrouwen kansen probeert te spreiden. Men hoeft niet te steunen op een klein aantal mensen welke men maar weinig vertrouwt.

De samenwerkingsvormen ‘bijeenkomsten’ en ‘peer production’ zijn op basis van de onderzoeksresultaten samengevoegd tot één dimensie. Mogelijk ontstaat peer production veelal wanneer mensen samen een bijeenkomst hebben bijgewoond of geïnitieerd en maakt men daardoor geen strikt onderscheid tussen deze twee. De resultaten bij deze vorm van samenwerking lijken aan te sluiten bij Boyd en Ellison (2008) en Von Hippel (2007), wat inhoud dat men zijn gelijke binnen Twitter en LinkedIn vindt en ook offline met degene in contact komt en daarmee samenwerkt. De kanttekening die hierbij geplaatst moet worden is dat scores op ‘bijeenkomsten/peer production’ vrij laag zijn, met andere woorden: ondanks het positieve effect lijkt samenwerking aan bijeenkomsten en peer production via Twitter en LinkedIn weinig voor te komen. Wat betreft samenwerking met collega’s blijkt dat men Twitter inzet zolang het vertrouwen hoog is en het aantal volgers klein. Mensen met een laag vertrouwen lijken niet gerust op het feit dat berichten over het algemeen vrij toegankelijk zijn via internet.

Discussie onderzoeksresultaten deel 1

In een eerdere post is een viertal antecedenten van actieve deelname onderscheiden die gericht zijn op werkgerelateerde onderwerpen en professionele ontwikkeling. Voor Twitter werd in het onderzoek gevonden dat drie van deze antecedenten een motivatie vormen voor actieve deelname. Zo blijkt dat de wens informatie te zoeken en te delen een belangrijke reden is om deel te nemen aan Twitter. Vertrouwen speelt hierbij een belangrijke rol; wanneer men veel vertrouwen heeft in de mensen op Twitter, is de motivatie om de community in te zetten voor het delen van informatie hoog; weinig vertrouwen maakt dat deze motivatie laag is. Dit sluit aan bij de bevindingen van Ridings et al. (2002). De auteurs zien vertrouwen namelijk als basis voor positieve reciprociteit binnen virtual communities. Deze reciprociteit wordt als fundamenteel beschouwd voor het functioneren van een community.

Het onderscheid in dimensies van vertrouwen tussen ability en benevolence/integrity wat Ridings et al. (2002) maken, werd in dit onderzoek niet gevonden. Gebruikers van Twitter en LinkedIn lijken geen onderscheid te maken in de kunde (ability) of de welwillendheid (benevolence) wanneer het gaat om vertrouwen in de community; men vertrouwt iemand of niet. Dit houdt in dat theorie over vertrouwen in virtual communities tweeledig kan zijn. Enerzijds kan vertrouwen verdeeld worden in ability en benevolence/integrity wanneer er sprake is van communities waar één onderwerp centraal staat en waarbij men weinig van elkaar weet omdat profielbeschrijvingen ontbreken, zoals in de discussion groups die Ridings et al. (2002) onderzochten. Anderzijds kan vertrouwen als één geheel, zonder afzonderlijke dimensies, worden gezien, wanneer het gaat om communities waar persoonlijke gegevens bekend zijn en waar doorgaans diverse (persoonlijke en zakelijke) onderwerpen besproken worden. Als ihet vertrouwen van iemand wordt beschaamd, is de schade waarschijnlijk groter bij sites waarbij veel persoonlijke informatie bekend is. Dit maakt dat een volledig vertrouwen van belang is en dat er zodoende geen onderscheid gemaakt wordt.

In tegenstelling tot Twitter is de motivatie om LinkedIn te gebruiken voor het zoeken van informatie lager. Wanneer men LinkedIn gebruikt voor het zoeken van informatie heeft dit een negatief effect op het aantal connecties. dat men heeft. Een verklaring voor dit verschil tussen de virtual communities is te vinden in Granovetter’s ‘strenght of weak ties’ (1973). Granovetter meent dat zwakke banden tussen personen meer nieuwe informatie en kennis opleveren dan sterke banden, omdat zwakke banden zich in verschillende netwerken begeven. Twitter en LinkedIn verschillen van elkaar in vorm van de relatie. Relaties bij Twitter hoeven niet reciproque te zijn, men kan iemand volgen zonder dat degene daarvoor toestemming geeft en deze relatie hoeft niet te worden beantwoord. Op deze manier kan iemand een grote schare aan voor hem interessante mensen volgen, waardoor hij veel informatie tot zich kan nemen; met andere woorden hij kan veel zwakke (en eenzijdige) relaties opbouwen. Bij LinkedIn zijn relaties wederkerig, bij het toevoegen van personen aan iemands netwerk dient te worden opgegeven welke relatie bestaat tussen de personen. De mogelijkheid om een groot aantal zwakke relaties aan te gaan wordt daarmee verkleind. Kruisman zegt hierover “Op LinkedIn zijn het 99% mensen die ik ken en op Twitter zijn het voor 99% mensen die ik niet ken” (interview, 28 mei 2009). Op basis hiervan kan worden gesteld dat contacten via LinkedIn minder verspreid zijn over verschillende sociale netwerken waardoor zij een kleinere bron van informatie en kennis zijn. Mogelijk is LinkedIn, in tegenstelling tot Twitter, dus minder geschikt en aantrekkelijk voor het zoeken en delen van kennis.

Bovenstaand verschil tussen Twitter en LinkedIn werpt een nieuwe blik op Granovetter’s theorie (1973). De verwachting was dat binnen virtual communities in het algemeen men eenvoudig weak ties kan aangaan. Bovenstaande beredenering gaat echter uit van virtual communities waarin het aangaan van weak ties ook onderling kan verschillen. Of communities een grote bron van weak ties zijn, hangt dus af van de aard van de relatie die wordt aangegaan en van de stappen die daartoe ondernomen moeten worden. Hierbij is het de vraag of de beschrijving van strong en weak ties, zoals Granovetter deze geeft, nog voldoende passend is voor het beschrijven van relaties in virtual communities. De sterkte van een tie is volgens Granovetter namelijk een combinatie van tijd, emotionele intensiteit, intimiteit en wederdiensten. In virtual communities hebben deze begrippen inmiddels een andere lading gekregen, omdat relaties niet per definitie meer reciproque hoeven te zijn en sneller en eenvoudiger kunnen worden aangegaan dan in offline wereld.